Politique de confidentialité et de protection des données personnelles

Version du 11 août 2026

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont SMART ELECTRO FORMATION / EJ FORMATIONcollecte, utilise, conserve et protège les données personnelles des prospects, clients, stagiaires, apprenants et autres personnes entrant en relation avec l'organisme.

Elle s'applique notamment aux données collectées par l'intermédiaire de nos sites internet, tunnels de vente, formulaires, publicités en ligne, communications téléphoniques et électroniques ainsi que dans le cadre de nos activités de formation professionnelle.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

SMART ELECTRO FORMATION / EJ FORMATION
Société par actions simplifiée
2 Le Lernier
25240 Chaux-Neuve – France

SIREN : 938 477 833
SIRET : 938 477 833 00017
RCS : Besançon

Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou pour exercer vos droits :

[email protected]

Smart Electro Formation n'a pas désigné de délégué à la protection des données (DPO). Les demandes relatives aux données personnelles sont traitées directement par la direction.

2. Personnes concernées

La présente politique concerne notamment :

les prospects particuliers ;

les prospects professionnels ;

les clients particuliers ;

les représentants, salariés ou contacts des entreprises clientes ;

les personnes ayant demandé des informations sur une formation ;

les personnes ayant demandé à être rappelées ;

les personnes ayant accédé à un contenu ou une vidéo d'information ;

les personnes inscrites à nos communications commerciales lorsqu'elles y ont consenti ou lorsque la réglementation permet ces communications ;

les stagiaires et apprenants ;

les personnes participant à un rendez-vous ou une visioconférence ;

les personnes demandant un aménagement particulier pour suivre une formation.

Nos formations et services sont destinés aux personnes majeures. Nous ne cherchons pas à collecter volontairement de données personnelles concernant des mineurs.

3. Données que nous collectons

Selon la nature de votre relation avec Smart Electro Formation, nous pouvons collecter les catégories de données suivantes.

3.1 Prospects et demandes d'information

Nous pouvons notamment collecter :

nom ;

prénom ;

adresse électronique ;

numéro de téléphone ;

origine de la demande ou de la publicité : Facebook, Instagram, LinkedIn, Google, YouTube, TikTok ou autre source ;

date et heure de la demande ;

informations communiquées volontairement concernant le projet de formation ;

rendez-vous demandés ou convenus ;

historique des échanges avec notre équipe ;

consentements exprimés ;

retraits de consentement et oppositions ;

formulaire et version des mentions de consentement utilisés au moment de la collecte.

3.2 Clients et stagiaires

Dans le cadre d'une inscription ou d'une formation, nous pouvons notamment traiter :

identité et coordonnées ;

coordonnées professionnelles lorsqu'elles sont nécessaires ;

informations nécessaires à l'établissement des devis, conventions ou contrats de formation ;

informations nécessaires au financement de la formation ;

données relatives à la participation, à l'assiduité et à l'émargement ;

résultats d'évaluations lorsque la formation en comporte ;

attestations, certificats ou documents liés à la formation ;

signatures électroniques ;

éléments nécessaires à la facturation et à la comptabilité ;

échanges administratifs relatifs à la formation.

3.3 Données relatives à l'accessibilité et aux besoins d'aménagement

Dans certaines situations, nous pouvons demander à un stagiaire s'il a besoin d'un aménagement particulier afin de pouvoir suivre la formation dans de bonnes conditions.

Nous demandons aux personnes concernées de nous communiquer uniquement les informations strictement nécessaires à l'organisation de cet aménagement et de ne pas communiquer de diagnostic médical lorsqu'il n'est pas nécessaire.

Ces informations peuvent révéler indirectement une situation de handicap et constituent alors des données particulièrement sensibles.

Elles sont traitées uniquement pour évaluer et mettre en place les adaptations nécessaires à la formation, avec le consentement explicite de la personne concernée lorsqu'il est requis.

Elles ne sont jamais utilisées à des fins de prospection commerciale.

3.4 Données techniques et de navigation

Lorsque vous utilisez nos sites ou tunnels de vente, nous pouvons traiter, selon vos choix concernant les traceurs :

adresse IP ;

informations techniques relatives au navigateur et au terminal ;

pages consultées ;

origine de la visite ;

événements liés à la navigation ;

clics sur certains éléments ;

informations nécessaires à la sécurité et au bon fonctionnement du site ;

données de mesure d'audience ;

données liées aux campagnes publicitaires.

Les traceurs non strictement nécessaires sont utilisés uniquement dans les conditions décrites à la section « Cookies et autres traceurs ».

4. Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Nous utilisons vos données uniquement pour des finalités déterminées.

Répondre à une demande d'information

Nous utilisons les coordonnées communiquées afin de répondre aux demandes concernant nos formations et d'accompagner les personnes qui envisagent une inscription.

Donner accès au contenu demandé

Lorsqu'une personne complète un formulaire pour obtenir un contenu ou accéder à une vidéo d'information, les données strictement nécessaires sont utilisées pour fournir le contenu demandé et assurer le suivi de la demande.

Organiser un rappel téléphonique demandé par le prospect

Lorsqu'une personne demande à être rappelée au sujet de son projet de formation, son numéro de téléphone est utilisé afin qu'un membre de Smart Electro Formation puisse la contacter.

Pour les consommateurs, lorsque le contact présente un caractère de prospection commerciale, l'appel est effectué sur la base du consentement préalable recueilli.

Prospection commerciale par e-mail

Nous pouvons envoyer des informations relatives à nos formations, nouvelles formations, offres ou actualités lorsque la réglementation applicable nous y autorise.

Lorsque le consentement est requis, notamment pour la prospection électronique auprès des particuliers, aucun message commercial n'est envoyé sans consentement préalable.

Chaque communication commerciale permet de se désinscrire facilement.

Prospection auprès des professionnels

Lorsque la réglementation le permet, une communication adressée à un professionnel et en rapport avec son activité professionnelle peut reposer sur notre intérêt légitime à développer et promouvoir nos activités de formation.

Le professionnel est informé de cette utilisation et peut s'y opposer simplement et gratuitement.

Rappels fonctionnels

Nous pouvons envoyer ponctuellement un e-mail ou un SMS afin de rappeler un rendez-vous demandé, une visioconférence, une session de formation ou une démarche nécessaire à l'exécution de la prestation.

Ces messages ont une finalité pratique et ne sont pas utilisés pour dissimuler de la prospection commerciale.

Gestion des inscriptions et des formations

Les données sont utilisées pour :

préparer et gérer les inscriptions ;

établir les devis, contrats et conventions ;

organiser les formations ;

gérer les convocations ;

gérer les émargements ;

effectuer le suivi administratif et pédagogique ;

réaliser les évaluations ;

délivrer des attestations ou certifications ;

assurer les obligations liées à la qualité et à l'activité d'organisme de formation.

Gestion des financements

Lorsque le stagiaire sollicite un financement, les données nécessaires peuvent être utilisées et transmises aux organismes concernés, notamment :

employeur ;

OPCO ;

France Travail ;

organismes intervenant dans le cadre du CPF ;

autres financeurs choisis ou sollicités par le stagiaire.

Seules les informations nécessaires à la demande et à la gestion du financement sont communiquées.

Facturation et comptabilité

Les informations nécessaires à la facturation, au suivi des règlements et aux obligations comptables et fiscales sont traitées à ces fins.

Les règlements sont actuellement réalisés notamment par virement bancaire. Smart Electro Formation ne collecte pas de numéro de carte bancaire dans ce cadre.

Gestion des droits et oppositions

Nous utilisons les données nécessaires afin de traiter les demandes d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité, d'opposition ou de retrait du consentement.

Nous pouvons également conserver une information minimale dans une liste d'opposition afin d'éviter de solliciter à nouveau une personne qui a demandé à ne plus recevoir de prospection commerciale.

Sécurité

Certaines données techniques peuvent être traitées afin de sécuriser nos systèmes, prévenir les accès non autorisés et assurer l'intégrité de nos outils.

5. Bases juridiques des traitements

Selon la finalité concernée, nos traitements peuvent notamment reposer sur :

Votre consentement, notamment lorsque celui-ci est requis pour :

la prospection téléphonique commerciale auprès d'un consommateur ;

certaines opérations de prospection commerciale électronique ;

l'utilisation de certains cookies ou traceurs ;

l'utilisation de pixels de suivi dans les e-mails lorsqu'ils sont soumis au consentement ;

le traitement volontaire de certaines informations sensibles relatives aux besoins d'accessibilité.

L'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande, notamment pour :

traiter une demande de renseignement ;

préparer un devis ;

organiser un rendez-vous demandé ;

préparer une inscription.

L'exécution d'un contrat, notamment pour :

organiser et délivrer une formation ;

assurer le suivi administratif ;

communiquer avec le stagiaire ou le client ;

gérer les documents contractuels.

Le respect d'une obligation légale ou réglementaire, notamment pour :

la comptabilité et la facturation ;

certaines obligations applicables aux organismes de formation ;

la conservation de certains justificatifs ;

le traitement des demandes relatives à la protection des données.

Notre intérêt légitime, lorsqu'il peut valablement être utilisé, notamment pour :

sécuriser nos systèmes ;

assurer la défense de nos droits ;

gérer certaines relations avec des contacts professionnels ;

réaliser certaines opérations de prospection auprès de professionnels en lien avec leur activité, sous réserve de leur droit d'opposition.

6. Prospection téléphonique

Smart Electro Formation n'utilise pas actuellement d'automate d'appel ou de système prédictif pour contacter ses prospects.

Les appels sont réalisés manuellement par un membre de notre équipe.

Lorsque le prospect est un consommateur et que l'appel constitue une prospection commerciale, Smart Electro Formation s'assure qu'un consentement préalable valable a été recueilli.

La personne peut retirer son consentement à tout moment.

Lorsqu'un prospect demande à ne plus être appelé, cette opposition est enregistrée et les sollicitations téléphoniques sont arrêtées.

7. Prospection par courrier électronique

Les e-mails commerciaux peuvent notamment concerner :

les formations proposées ;

les nouvelles formations ;

les actualités de Smart Electro Formation ;

les offres ou communications commerciales relatives à nos formations.

Lorsque votre consentement est nécessaire, vous pouvez le retirer à tout moment.

Chaque e-mail commercial comporte un moyen simple permettant de se désinscrire.

Le retrait du consentement ou la désinscription entraîne l'arrêt des communications commerciales concernées, sans remettre en cause la licéité des traitements réalisés avant le retrait.

Les communications strictement nécessaires à l'exécution d'une formation, d'un rendez-vous ou d'un contrat peuvent continuer à être adressées lorsqu'elles reposent sur une autre base juridique.

8. Pixels et suivi dans les e-mails

Certains e-mails peuvent techniquement permettre de mesurer des événements tels que :

l'ouverture d'un message ;

le nombre d'ouvertures ;

la date et l'heure d'ouverture ;

le clic sur certains liens ;

l'adresse IP utilisée lors de certains événements.

Lorsque ces opérations nécessitent le consentement du destinataire, elles ne sont activées qu'après obtention de ce consentement.

Le refus d'un pixel de suivi n'empêche pas la réception des communications auxquelles la personne a par ailleurs valablement souscrit.

Le consentement au suivi des e-mails peut être retiré séparément du consentement à recevoir les e-mails commerciaux.

Lorsque le consentement est retiré, les futurs courriels adressés à la personne ne doivent plus comporter de dispositif de suivi soumis à ce consentement.

Smart Electro Formation n'utilise actuellement pas les ouvertures des e-mails pour établir automatiquement un score commercial, prendre une décision produisant des effets juridiques ou classer automatiquement les prospects.

Les données détaillées de suivi utilisées à des fins de mesure marketing sont conservées pendant une durée limitée et ne doivent pas être conservées au-delà de ce qui est nécessaire à leur finalité.

9. Cookies et autres traceurs

Nos sites et tunnels de vente peuvent utiliser des cookies ou technologies similaires.

Traceurs strictement nécessaires

Certains traceurs peuvent être nécessaires au fonctionnement, à la sécurité, à la navigation ou à la fourniture d'un service expressément demandé. Lorsqu'ils remplissent les conditions prévues par la réglementation, ils peuvent être utilisés sans consentement.

Mesure d'audience et publicité

Selon la configuration du site, nous pouvons utiliser notamment :

Google Analytics ;

Meta Pixel.

Lorsque ces outils ou leur configuration nécessitent un consentement, ils sont bloqués tant que l'utilisateur n'a pas accepté leur utilisation.

L'utilisateur doit pouvoir :

accepter les traceurs ;

les refuser ;

choisir les catégories qu'il autorise ;

modifier ou retirer ses choix ultérieurement.

Le refus des traceurs publicitaires ou de mesure non nécessaires n'empêche pas l'accès au site ni aux informations essentielles.

Les choix relatifs aux traceurs peuvent être modifiés à partir du mécanisme de gestion des cookies accessible sur le site.

10. Publicités et réseaux sociaux

Smart Electro Formation utilise ou peut utiliser des plateformes publicitaires telles que :

Facebook ;

Instagram ;

LinkedIn ;

Google Ads ;

YouTube ;

TikTok.

Lorsqu'une personne clique sur une publicité et rejoint notre tunnel, nous pouvons enregistrer la provenance générale de sa demande afin de mesurer l'origine de nos prospects.

Les plateformes publicitaires traitent également certaines données dans le cadre de leurs propres services et conformément à leurs propres politiques de confidentialité.

Lorsque nous mettons en œuvre des traceurs permettant à une plateforme publicitaire de recevoir des données concernant les visiteurs de notre site, ces traceurs sont soumis aux choix exprimés par l'utilisateur lorsqu'un consentement est requis.

11. Rendez-vous, calendrier et visioconférence

Nous pouvons utiliser des services Google pour organiser certains rendez-vous, notamment Google Calendar et Google Meet.

Les informations nécessaires à l'organisation du rendez-vous, telles que le nom, le prénom et les éléments nécessaires à la tenue de la visioconférence, peuvent être traitées par ces services.

Nous limitons les informations ajoutées au calendrier au strict nécessaire.

12. Formation, émargement et signature électronique

Smart Electro Formation utilise Teetche pour certaines opérations relatives à la gestion des stagiaires et des formations.

Teetche peut notamment être utilisé pour :

la gestion administrative des stagiaires ;

les documents relatifs aux formations ;

les émargements ;

les signatures électroniques ;

le suivi des dossiers de formation.

Les données traitées par Teetche sont limitées à celles nécessaires aux fonctionnalités utilisées par Smart Electro Formation.

13. Comptabilité

Smart Electro Formation utilise notamment Dougs pour certaines opérations comptables.

Dans ce cadre, peuvent notamment être traités :

nom ;

prénom ;

adresse ;

adresse électronique ;

données figurant sur les pièces comptables et factures.

Ces informations sont utilisées uniquement dans le cadre de la gestion comptable, fiscale et administrative de l'activité.

14. CRM, formulaires et automatisations

Nos formulaires, tunnels de vente et certaines communications sont gérés avec l'aide de WebWonders et de la plateforme HighLevel / GoHighLevel.

Ces outils peuvent notamment traiter :

identité ;

adresse électronique ;

numéro de téléphone ;

provenance du prospect ;

historique des communications ;

rendez-vous ;

consentements ;

opposition ou désinscription ;

événements techniques liés aux communications.

Smart Electro Formation demeure responsable des finalités pour lesquelles les données de ses prospects et clients sont utilisées.

Les prestataires techniques sont tenus de traiter les données conformément aux instructions et engagements contractuels applicables.

15. Autres prestataires et destinataires

Les données peuvent être communiquées, uniquement lorsque cela est nécessaire, aux catégories de destinataires suivantes :

membres habilités de Smart Electro Formation ;

prestataires CRM et marketing ;

prestataires d'hébergement et d'infrastructure informatique ;

prestataires d'e-mail et de communication ;

Teetche ;

Dougs ;

prestataires de calendrier et visioconférence ;

prestataires de stockage informatique ou cloud utilisés par Smart Electro Formation ;

organismes financeurs sollicités par le stagiaire ;

employeurs lorsqu'ils financent ou organisent une formation ;

organismes certificateurs lorsqu'une transmission est nécessaire ;

administrations ou autorités lorsque la réglementation l'impose ;

conseils ou prestataires nécessaires à la défense des droits de Smart Electro Formation.

Smart Electro Formation ne vend pas et ne loue pas ses fichiers de prospects.

Les données recueillies pour Smart Electro Formation ne sont pas transmises à la structure distincte Smart Electro à des fins de prospection commerciale.

16. Transferts de données hors de l'Espace économique européen

Certains prestataires informatiques utilisés par Smart Electro Formation sont établis ou disposent d'infrastructures en dehors de l'Espace économique européen.

C'est notamment le cas de certaines infrastructures utilisées par HighLevel / GoHighLevel.

Lorsque des données personnelles sont transférées vers un pays situé hors de l'Espace économique européen, Smart Electro Formation veille à ce qu'un mécanisme reconnu par la réglementation applicable encadre ce transfert.

Selon la situation et le prestataire concerné, ces garanties peuvent notamment reposer sur :

une décision d'adéquation de la Commission européenne ;

le cadre applicable aux transferts entre l'Union européenne et les États-Unis lorsque le destinataire est valablement certifié ;

les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;

des mesures contractuelles, organisationnelles ou techniques complémentaires lorsque cela est nécessaire.

Des informations complémentaires concernant les garanties applicables peuvent être demandées à :

[email protected]

17. Durées de conservation

Nous ne conservons pas les données personnelles indéfiniment.

Prospects qui ne deviennent pas clients

Les données utilisées à des fins de prospection sont conservées pendant une durée maximale de trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.

À l'issue de cette durée, elles sont supprimées ou anonymisées, sauf nécessité de conserver certaines informations pour respecter une obligation légale ou démontrer l'exercice d'un droit.

Oppositions à la prospection

Lorsqu'une personne demande à ne plus être sollicitée, les informations strictement nécessaires permettant de respecter cette opposition peuvent être conservées dans une liste d'opposition pendant une durée appropriée.

Cette liste n'est pas utilisée à des fins commerciales.

Preuve des consentements

Les informations permettant de démontrer qu'un consentement a été valablement recueilli peuvent être conservées pendant toute la durée du traitement reposant sur ce consentement puis archivées pendant la période strictement nécessaire à la défense de nos droits et au respect de nos obligations.

Dossiers de formation

Les données administratives et pédagogiques relatives aux formations sont en principe conservées pendant trois ans après la fin de la formation, sauf lorsqu'une durée différente ou plus longue résulte d'une obligation légale, contractuelle, réglementaire, d'un financement, d'une certification ou de la nécessité de défendre nos droits.

Contrats et conventions

Les contrats, conventions et documents ayant une valeur contractuelle sont conservés pendant la durée nécessaire à l'exécution de la relation puis archivés pendant les délais légaux ou de prescription applicables.

Données comptables

Les factures et pièces comptables sont conservées pendant les durées légales applicables.

Données d'accessibilité et de handicap

Les informations sensibles éventuellement communiquées pour organiser un aménagement sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la préparation, la réalisation et au suivi immédiat de la formation.

Elles sont ensuite supprimées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires, sauf obligation légale particulière ou nécessité dûment justifiée.

Données relatives aux traceurs et communications électroniques

Les données relatives aux traceurs, pixels de suivi et mesures d'audience sont conservées pendant une durée proportionnée à leur finalité et conformément aux paramètres et obligations applicables à chaque outil.

18. Retrait du consentement et opposition à la prospection

Lorsqu'un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Lorsqu'une personne s'oppose à la prospection :

les sollicitations concernées sont arrêtées ;

son statut est mis à jour dans nos outils ;

elle est exclue des campagnes concernées ;

les informations strictement nécessaires peuvent être conservées dans une liste d'opposition afin d'éviter une nouvelle sollicitation involontaire.

Une désinscription d'un e-mail commercial entraîne l'arrêt des communications commerciales correspondantes.

19. Vos droits

Selon la situation et la base juridique du traitement, vous pouvez disposer notamment :

d'un droit d'accès à vos données ;

d'un droit de rectification ;

d'un droit à l'effacement ;

d'un droit à la limitation du traitement ;

d'un droit d'opposition ;

d'un droit à la portabilité lorsque les conditions applicables sont réunies ;

du droit de retirer votre consentement à tout moment lorsqu'un traitement repose sur celui-ci ;

du droit de définir certaines directives relatives au sort de vos données après votre décès dans les conditions prévues par la réglementation.

Pour exercer vos droits :

[email protected]

Nous pouvons demander des informations complémentaires permettant de vérifier l'identité du demandeur lorsque cela est nécessaire et proportionné.

Les demandes sont traitées dans les délais prévus par la réglementation applicable.

20. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits relatifs à la protection des données ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

21. Sécurité des données

Smart Electro Formation met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données personnelles contre notamment :

l'accès non autorisé ;

la perte ;

la destruction ;

l'altération ;

la divulgation non autorisée.

L'accès aux outils contenant des données personnelles est limité aux personnes ayant besoin d'y accéder dans le cadre de leurs fonctions.

Les prestataires auxquels nous confions des données doivent présenter des garanties appropriées en matière de confidentialité et de sécurité.

22. Décisions automatisées et profilage

Smart Electro Formation n'utilise actuellement pas de mécanisme de décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne.

Les données relatives aux ouvertures d'e-mails ne sont actuellement pas utilisées pour établir automatiquement un score commercial ou déclencher automatiquement une décision concernant un prospect.

Si ces pratiques devaient évoluer, la présente politique serait mise à jour et les personnes concernées en seraient informées lorsque la réglementation l'exige.

23. Modification de la politique de confidentialité

La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte :

de l'évolution de nos services ;

de l'ajout ou de la suppression de prestataires ;

de modifications de nos outils ;

de nouvelles obligations réglementaires ;

de recommandations des autorités compétentes.

La date de la dernière mise à jour figure en haut du document.

Lorsque les modifications ont un impact significatif sur la manière dont les données personnelles sont utilisées, nous mettons en œuvre les mesures d'information ou de recueil d'un nouveau consentement nécessaires.